Privacyverklaring VZW SKOG 

Wegens de wetgeving inzake informatieveiligheid en privacy, willen wij u informeren over de verwerkingen die wij met uw persoonsgegevens uitvoeren, en de beleidsmaatregelen die wij nemen om deze te beschermen.  

1 Verantwoordelijken  

Het schoolbestuur, VZW SKOG, is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle leerlingengegevens. 

Op VZW SKOG is er een aanspreekpunt informatieveiligheid (= AIV) aangeduid, dat gemakkelijk te contacteren is via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..  

Het aanspreekpunt informatieveiligheid en/of de directieleden van VZW SKOG kunnen voor advies en ondersteuning terecht bij de data protection officer (= DPO) van de onderwijskoepel. 

2 Verwerkingen 

2.1 Verwerkingsdoeleinden 

Op VZW SKOG verwerken wij leerlingengegevens omwille van de volgende doelen: 

• leerlingenrekrutering; 
• leerlingenadministratie; 
• leerlingenbegeleiding; 
• leerlingenevaluatie; 

• public relations (via algemeen toestemmingsformulier leerling); 
• toezicht op telecommunicatie; 
• camerabewaking. 

2.2 Verwerkte leerlingengegevens 

Om jou in schrijven, te begeleiden en op te volgen in VZW SKOG is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken: 

• identificatiegegevens (met i.h.b. voornaam en naam, roepnaam, een pasfoto, het rijksregisternummer, gezinssamenstelling, voorrang- en indicatorfactoren); 
• persoonlijke kenmerken (met i.h.b. geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit); 
• elektronische identificatiegegevens (met i.h.b. MAC-adres, IP-adres, toestelnaam, cookies, verbindingsmomenten); 
• privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, e-mail); 

• evaluatiegegevens (met i.h.b. puntenboeken, remediëring, rapporten, rapportcommentaren); 
• gezondheidsgegevens: lichamelijk, psychisch, risicosituaties en -gedragingen (met het oog op begeleiding); 
• opleiding en vorming (met i.h.b. vorige scholen, gevolgde richtingen, attesten, deliberatie-beslissingen, -motivaties en -verslagen, getuigschriften en diploma’s); 
• aanwezigheid en discipline (met i.h.b. afwezigheidsbewijzen, sancties, tucht); 
• afbeeldingen die niet administratief gebruikt worden (via algemeen toestemmingsformulier leerling); 

• bewakingsbeelden. 

Deze gegevens kunnen, mits wettelijke grondslag, eventueel bekomen worden van de vorige school waar de leerling ingeschreven was. 

2.3 Verwerkte oudergegevens 

Om uw kind in te schrijven, te begeleiden en op te volgen in VZW SKOG is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken: 

• elementaire identificatiegegevens; 

• gezinssamenstelling; 
• privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, e-mail); 
• financiële bijzonderheden (met i.h.b. rekeningnummer, schoolonkosten, betalingen). 

2.4 Ontvangers 

• Het departement onderwijs is, via het Discimus-systeem van AgoDi, een ontvanger van een deel van jouw leerlingengegevens; 
• de scholengemeenschap SG Edith Stein ontvangt uw administratieve gegevens omwille van hun bevoegdheden om onderwijssubsidies en -werkingsmiddelen te beheren; 
• het CLB is, indien het jou begeleidt, bevoegd om alle in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen; 
• het ondersteuningsnetwerk is, indien van toepassing, bevoegd om een deel van de in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen; 
• iedereen die deel uitmaakt van het multidisciplinair team dat jou begeleidt, is bevoegd om alle in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen; 

• elke internaatsopvoeder die jou begeleidt, is bevoegd om een deel van de in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen; 
• bij verificatie krijgt de onderwijsverificateur toegang tot administratieve gegevens, aanwezigheden, afwezigheidsbewijzen, … in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak; 
• bij inspectie is het mogelijk dat een onderwijsinspecteur ook toegang vraagt tot bepaalde leerlingengegevens in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak. 

2.5 Verwerkers 

Op VZW SKOG worden onderstaande platformen gebruikt bij de verwerking van leerlingengegevens: 

• Informat 
• Smartschool 

2.6 Voorwaarden 

Jouw gegevens zullen verwerkt worden zolang je bij ons ingeschreven bent, of zolang ze nodig zijn om je te begeleiden. Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen.  

Indien we bepaalde gegevens langer zouden willen bewaren, dan zullen we dat melden en de expliciete toestemming ervoor vragen. 

Meer informatie over de beleidsmatige aanpak inzake privacy en informatieveiligheid op VZW SKOG kan u raadplegen op uw schoolwebsite, het intranet van uw school of opvragen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..  

3 Rechten inzake privacy 

3.1 Rechten uitoefenen 

U kan zich steeds op onderstaande rechten beroepen: 

• recht op informatie: u mag vragen welke gegevens van u er verwerkt worden en wie er toegang toe heeft (zie ook verwijzing in § 2.6), waarom de school die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden; 
• recht op inzage: u mag steeds de gegevens die de school van u heeft, inkijken a.d.h.v. een kopie; 
• recht op verbetering: indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om dit aan te passen. U kan ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens; 

• recht op gegevenswissing: u kan vragen dat gegevens, die niet (meer) strikt noodzakelijk zijn voor de school, permanent en volledig verwijderd worden; 
• recht op beperking van de verwerking: indien u bezwaar hebt (zie verder) tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen; 
• recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien u bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een nieuwe school of andere werkgever, dan faciliteert de school dit (in de mate van het mogelijke); 
• recht van bezwaar: indien u niet akkoord gaat met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van u verwerkt worden, kan u zich hiertegen verzetten; 
• recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: wanneer de school algoritmes gebruikt om, zonder tussenkomst van mensen, bepaalde gevolgen te trekken uit (een deel van) uw gegevens (zie § 3.3), dan kan u zich hiertegen verzetten; 

• recht om zijn/haar toestemming in te trekken: indien men u voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd heeft, kan u ten allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken. 

Voor meer uitleg over of om u op een van deze rechten te beroepen, gelieve u intern te richten tot Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Bij eventuele disputen of twijfel, kan u zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit inzake privacy en de verwerking van persoonsgegevens: www.gegevensberschermingsautoriteit.be.  

3.2 Gerechtvaardigd belang 

Een aantal verwerkingen hebben een ‘gerechtvaardigd belang’ als grondslag: 

• toezicht op telecommunicatie; 
• de in § 2.4 vermelde doorgifte van jouw gegevens aan onderwijsinspectie. 

3.3 Geautomatiseerde besluitvorming 

Op VZW SKOG worden noch leerlingen, noch ouders onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming. 

3.4 Al dan niet verstrekken van gegevens 

De in § 2.2 en § 2.3 vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om de inschrijving op VZW SKOG te kunnen starten. Met uitzondering van: 

• rijksregisternummer1; 

• gezondheidsgegevens2 (via medisch toestemmingsformulier leerling); 
• afbeeldingen voor public relations (via algemeen toestemmingsformulier leerling).